BAB 3

BAB3

FORMULIR

DEFINISI FORMULIR

    adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi.

FORMULIR ELEKTRONIK

    Merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengoalahan data elektronik. Penggunaan formulir elektronik sebagai media untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik memiliki berbagai manfaat berikut ini:

1.       Tidak Pernah Kehabisan Formulir

2.       Tidak Pernah Ketinggalan Jaman

3.       Ketidakefisienan Formulir Dapat Dihindari

4.       Tidak Dimungkinkan Penggunaan Formulir yang Salah

5.       Kecepatan Pengisian Formulir

6.       Penangkapan Data Dilakukan Sekali

7.       Tidak Ada Data yang Mengambang

8.       Kemudahan dalam Pengelolaan Formulir

MANFAAT FORMULIR

    Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk:

a.       Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan

b.      Merekam data transaksi bismis perusahaan

c.       Mengurangi kemungkinan kesalahn dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan

d.      Meyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain

GOLONGAN FORMULIR MENURUT SUMBERNYA

    Formulir yang digunakan dalam suatu organisasi dapat digolongkan menurut sumbernya. Menurut sumbernya ,formulir dapat dibagi menjadi 3 golongan:

a.       Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan

b.      Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan

c.       Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan

GOLONGAN FORMULIUR MENURUT TUJUAN PENGGUNAANNYA

    Pada dasarmna formulir dapat dibagi menjadi dua menurut tujuan penggunaannya:

a.       Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan

b.      Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan

PRINSIP DASAR YANG MELANDASI PERANCANGAN FORMULIR

    Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan:

1.       Sedapat mungkin manfaatkan tembusan atau copy formulir

2.       Hindari duplikasi dalam pengumpulan data

3.       Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkin

4.       Masukkanlah unsur internal check dalam merancang formulr

5.       Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akan digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar

6.       Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifkasi

7.       Beri nomor untuk identifikasi formulir

8.       Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir, jika formulir lebar digunakan, untuk memperkecil kemungkinan salah pengisian

9.       Cetaklah garis pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tulisan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak, karna mesin ketik akan dapat mengatur spasi sendiri, dan juga jika bergaris, pengisian formulir dengan mesin ketik akan memakan waktu yang lama

10.   Cantumkan nomor urut tercetak

11.   Rancanglah formulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi hanya membubuhkan tanda √, atau x, atau dengan menjawab ya atau tidak, untuk menghemat waktu pengisiannya

12.   Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai, atau dengan menggunakan karbon beberapa kali pakai, atau cetaklah dengan kertas tanpa karbon (carbonless paper)

13.   Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut blok-blok daerah yang logis yang berisi data yang saling terkait

BAB 2

BAB 2

Metodologi Pengembangan Sistem Akuntansi

METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM

    adalah langkah-langkah yang dilalui oleh analisis sistem dalam mengembangkan sistem informasi. pengembangan sistem akuntansi dilaksanakan melalui tiga tahp utama berikut ini:

1.       Analisis Sistem (System Analysis)

2.       Desain Sistem (System Design)

3.       Implementasi Sistem (System Implementation)

ANALISIS SISTEM

`    analisis sitem dapat dibagi menjadi empat tahap:

1.       Analisis Pendahuluan (Preliminary Analysis)

                   Dalam analisis pendahuluan ini, analisis sistem mengumpulkan informasi untuk memperoleh gambaran secara menyeluruh mengenai perusahaan kliennya. Untuk ini analisis sistem harus membuat work sheet atau check sheet untuk mengumpulkan informasi yang dikumpulkan dalam analisis pendahuluan tersebut.

2.       Penyusunan Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem

                     Dalam dokumen “Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem” analisis sistem menjelaskan:

-          Alasan ringkas dan jelas yang mendasari dilakukannya pengembangan sistem akuntansi

-          Pernyataan khusus tentang persyaratan kinerja yang diharapkan dari sistem akuntansi yang diusulkan

-          Batasan luas analisis sistem yang akan dilakukan

-          Identifikasi informasi yang kemungkinan harus dikumpulkan dalam analisis sistem

-          Identifikasi sumber-sumber potensial yang dapat menyediakan informasi yang diperlukan dalam analisis sistem

-          Daftar peristiwa besar atau titik-titik pengecekan yang digunakan untuk pengecek perkembangan analisis sistem yang dilaksanakan oleh analisis sistem

3.       Pelaksanaan Analisis Sistem

                   Untuk setiap transaksi yang dilaksanakan perusahaan, analisis sistem mengumpulkan informasi mengenai:

-          Unit organisai yang terkait dalam transaksi

-          Formulir yang digunakan

-          Sistem otorisasi dalam pelaksanaan transkasi

-          Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi

-          Prosedur pelaksanaan transaksi

4.       Penyusunan Laporan Hasil Analisis Sistem

                   Isi laporan hasil analisis sistem meliputi:

-          Pernyataan kembali alasan yang mendasari dan luas analisis sistem yang dilaksanakan oleh analisis sistem

-          Daftar masalah besar yang ditemukan oleh analisis sistem

-          Suatu pernyataan persyaratan informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi

-          Suatu pernyataan tentang asumsi oenting yang dibuat oleh analisis sistem selama melaksanakan analisis sistem

-          Suatu proyeksi sumber daya yang diperlukan beserta biaya yang dibutuhkan dalam perancangan sistem akuntansi yang baru, atau pengubahan sistem yang sekarang digunakan oleh perusahaan. Proyeksi ini mencakup kelayakan dilanjutkannya tahap-tahap berikutnya pengembangan sistem akuntansi

-          Rekomendasi yang bersangkutan dengan sistem yang diusulkan atau persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh sistem yang  diusulkan tersebut

DESAIN SISTEM

    adalah proses penerjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan. Tahap desain sistem ini dibagi menjadi lima tahap:

1.       Desain sistem secara garis besar

2.       Penyusunan usulan desain sistem secara garis besar

3.       Evaluasi sitem

4.       Penyusunan laporan final desain sistem secara garis besar

5.       Desain sistem secara rinci

6.       Penyusunan laporan final desain sistem secara rinci

IMPLEMENTASI SISTEM

    adalah pendidikan dan pelatihan pemakai informasi, pelatihan dan koordinasi teknisi yang akan menjalankan sistem, pengujian sistem yang baru, dan pengubahan yang dilakukan untuk membuat sistem informasi yang telah dirancang menjadi dapat dilaksanakan secara operasional.

SIMBOL UNTUK PEMBUATAN BAGAN ALIR DATA (DATA FLOW DIAGRAM)

    bagan alir data merupakan suatu model yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem.

SIMBOL UNTUK PEMBUATAN BAGAN ALIR DOKUMEN (DOCUMENT FLOWCHART)

    pengg unaan bagan alir lebih bermanfaat dibandingkan dengan uraian tertulis dalam menggambarkan suatu sistem. Manfaat tersebut adalah sebagai berikut:

1.       Gambaran sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan menggunakan bagan alir

2.       Perubahan sistem lebih mudah digambarkan dengan menggunakan bagan alir

3.       Kelemahan-kelemahan dalam sistem dan identifikasi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan lebih mudah ditemukan dengan bagan alir

4.       Dokumentasi sistem akuntansi dilaukan dengan menggunakan bagan alir

BAB 1

BAB 1

SISTEM AKUNTANSI

SISTEM AKUNTANSI

    adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.

    Berikut ini diuraikan lebih lanjut pengertian masing-masing unsur sistem akuntansi:

    Formulir

        merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen dan media. Contoh: faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek.

    Jurnal

        merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan  meringkas data keuangan dan data lainnya. Contoh: jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan, dan jurnal umum.

    Buku Besar

        atau general ledger terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.

    Buku Pembantu

         atau subsidiary ledger terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.

    Laporan

        adalah hasil akhir proses keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan  laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya.

PERBEDAAN PENGERTIAN SISTEM DAN PROSEDUR

    Definisi sistem dan prosedur adalah sebagai berikut:

        Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang  dibuat menurut poa yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan ppokok perusahaan.

        Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penenganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ullang.

         Kegiatan klerikal  (clerical operation) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurrnal, dan buku besar:

1. menulis
2. menggandakan
3. mengitung
4. memberi kode
5. mendaftar
6. memilih (mensortasi)
7. memindah
8. membandingkan

KOMPONEN UTAMA SISTEM INFORMASI

    Sistem akuntansi adalah salah satu sistem akuntansi di antara berbagai sistem informasi yang digunakan oleh manajemen dalam mengelola perusahaan. Setiap sistem informasi terdiri dari blok-blok bangunan yang membentuk sistem tersebut. Komponen banguna sistem informasi terdiri dari enam blok: masukan, model, keluaran, teknologi, basis data, dan pengendalian.

Blok Masukan (Input Block)

    adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem.  Masukan terdiri dari transaksi,  permintaan, pertanyaan, perintah, dan pesan. Umumnya masukan harusa mengikuti aturan dan bentuk tertentu  mengenai isi, identifikasi, otorisasi, tata letak, dan pengolahannya. Cara untuk memasukkan masukan ke dalam sistem dapat berupa tulis tangan, formulir kertas, pengenalan karakteristik fisik seperti sidik jari, papan ketik (keyboard) dan lain-lain.

Blok Model (Model Block)

    terdiri dari logico-mathematical models yang mengolah masukan dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi hasil yang dikehendaki  atau keluaran. Logico-mathematical models dapat mengkombinasikan unsur-unsur dan untuk menyediakan jawaban atas suatu pertanyaan, atau dapat meringkas atau menggabungkan data menjadi suatu laporan ringkas.

Blok Keluaran (Output Block)

    keluaran suatu sistem merupakan factor utama yang menentukan blok-blok lain suatu sistem informasi. Jika keluaran suatu sistem informasi tidak sesuai dengan kebutuhan pemakai informasi, perancangan blok masukan, model, teknologi, basis data, dan pengendalian tidak ada manfaatnya.

Blok Teknologi (Technology Block)

    teknologi menangkap masukan, menjalankan model, menyimpan, dan mengakses data, menghasilkan dan menyampaikan keluaran, serta mengendalikan seluruh sistem. Dalam sistem akuntansi berbasis computer, teknologi terdiri dari tiga komponen; komputer dan penyimpan data di luar (auxiliary storage), telekomunikasi, dan perangkat lunak (software).

Blok Basis Data (Data Base Block)

    merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai informasi.

Blok Pengendalian (Control Block)

    beberapa cara perlu dirancang untuk menjamin perlindungan, integritas, dan kelancaran jalannya suatu sistem informasi adalah:

1.       Penggunaan sistem pengelolaan catatan

2.       Penerapan pengendalian akuntansi

3.       Pengembangan rancangan induk sistem informasi

4.       Pembuatan rencana darurat dalam hal sistem informasi gagal menjalankan fungsinya

5.       Penerapan prosedur seleksi karyawan

6.       Pembuatan dokumentasi lengkap tentang sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan

7.       Perlindungan dari bencana api dan putusnya aliran listrik

8.       Pembuatan sistem penunjang untuk mengantisipasi kegagalan sistem informasi yang sekarang digunakan dan pembuatan tempat penyimpanan data di luar perusahaan sebagai cadangan (backup)

9.       Pembuatan prosedur pengamanan dan penggunaan alat-alat pengamanan serta pengendalian akses ke dalam sistem informasi

SISTEM AKUNTANSI DALAM PERUSAHAAN MANUFAKTUR

    kegiatan pokok perusahaan manufaktur terdiri dari: desain dan pengembangan produk, pengolahan bahan baku menjadi produk jadi, dan penjualan produk jadi kepada pembeli. Untuk menangani kegiatan pokok perusahaan, umumnya dirancang sistem akuntansi yang terdiri dari:

1.       Sistem akuntansi pokok

2.       Sistem akuntansi piutang

3.       Sistem akuntansi utang

4.       Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan

5.       Sistem akuntansi biaya

6.       Sistem akuntansi kas

7.       Sistem akuntansi persediaan

8.       Sistem akuntansi aktiva tetap

TUJUAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI

    adalah sebagai berikut:

1.       Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru

2.       Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya

3.       Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu utnuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan

4.       Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi